台州玉环法院跨入电子档案新时代

应一豪、刘竹柯君

2018年07月04日19:32  来源:台州日报
 
原标题:玉环法院跨入电子档案新时代

如山一般堆积起来的材料、书记员抱着档案到处奔走、档案室库房被塞得满满的……纸质档案的流转和保存几乎困扰着每个基层法院。

自今年3月台州玉环法院开展电子档案为主、纸质档案为辅的试点工作全面展开以来,玉环法院已对893起民事、刑事案件试行电子档案一键转化,同步简化线下纸质材料文书归档,经分析比对,纸质材料归档数量减少70%,全流程网上办理的“最后一公里”已被打通。

电子卷宗线上流转

玉环法院举全院之力,大力开展电子卷宗随案生成及深度应用工作,推广电子送达、试行线上调解、推行电子阅卷,开启全院审判业务工作无纸化。经过一年多摸索,逐步形成了电子卷宗采集、流转、归档全流程管理模式。

立案阶段,大力推行“网上立案”不用跑服务。当事人及代理人通过网上立案平台提交的案件,只要符合电子档案规范的,无需再提交纸质材料,或到法院办理手续。立案成功后,法院会将受理案件通知书直接发送给当事人。“为确保网上立案提交的材料符合规范,我们已向各律师事务所、法律服务所发送了《网上立案诉讼服务须知》,并推荐扫描仪型号。”该院立案庭庭长陈巧峰说。

对线下提交立案,以及案件办理过程中产生的文书扫描工作,法院实行全面外包,由专业档案扫描人员组成集中扫描中心,确保案件材料随案随扫,大幅减轻法官、书记员事务性工作负担。截至目前,法院已随案随扫案件10838件,累计扫描页数已达216087页。

电子档案一键转化

由于无法进行自动排序与归目,为确保电子档案与纸质档案的一致性,在归档时往往需要重新加工进行二次扫描。这不仅给工作人员额外增加了工作量,还造成了司法资源的极大浪费。

现在,通过“浙江法院材料收发及智能卷宗系统”,当事人所提交的证据性文书材料能够与卷宗目录自动比对,匹配项自动归目、自动排序,形成电子预档案。此外,大力推行电子签章、电子签名,对系统自动生成并签章的程序性文书,全面取消纸质材料归档。法官完成目录校验后,即可一键转化归档,形成完整无误的电子档案,大大提升了归档效率。

纸质档案“精简瘦身”

电子档案能够一键归档,那么纸质档案要如何归档,才能应对库房容量不足问题?玉环法院给出的答案是精简归档。刑庭和速裁庭两个试点部门根据归档的不同需求,摸索出独立装订归档、建立证据库存放、案号合并装订三种全新模式。

目前最为突出的成效是案号合并装订,这种模式有效突破了传统归档的一案一卷。员额法官将本人经办的多个案件的关键性证据材料整理后合并装订,并订立目录,目录内容显示案件的页码排序。

不久前,最高院信息中心规划管理处负责人黄国栋来到玉环法院考察,看到了两叠“瘦身”前后的档案。都是16个金融借款合同纠纷档案,左侧是每个案件分别装订,包括所有程序性文书和裁判文书,厚厚的一叠;右侧是16个案件都装订在了一起,里面只有一些关键性的证据材料,有的案子甚至只有一两页纸,厚度只有左侧的大约二十分之一。黄国栋对精简后的档案表示充分肯定。

(责编:张帆、戴谦)

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